Accesso
L’accesso all’archivio dell’Istituto è libero e gratuito.
Possono accedere all’archivio tutti coloro che ne fanno richiesta, previa compilazione di apposito modulo in cui saranno indicati con precisione i fondi e i fascicoli per cui si richiede la consultazione e presentazione di un documento di identità valido. L’archivio è accessibile per la consultazione negli stessi orari di apertura al pubblico dell’Istituto, concordando un appuntamento.
Norme per la consultazione
I fondi ordinati e inventariati sono consultabili previa esplicita autorizzazione della direzione dell’Istituto. Eventuali richieste aggiuntive presentate durante la consultazione saranno vagliate in ragione delle disponibilità operative del personale addetto, ferma restando la necessità di ottenere l’autorizzazione della direzione.
La documentazione in corso di consultazione può essere lasciata in deposito.
Durante la consultazione non è consentito modificare l’ordine dei documenti e dei fascicoli, in qualsiasi stato si trovino.
È assolutamente vietato apporre annotazioni sui documenti.
Eventuali trasgressioni comporteranno la revoca dell’autorizzazione alla consultazione, il ritiro immediato di tutta la documentazione messa a disposizione e l’esclusione del trasgressore dalla fruizione dei servizi culturali dell’Istituto.
I documenti dell’archivio non possono essere trasferiti al di fuori della sala adibita alla consultazione.
L’autorizzazione alla consultazione dei documenti è strettamente personale. L’indicazione del fine è vincolante: lo studioso potrà consultare ed usare solo i documenti attinenti all’argomento per cui ha ottenuto l’autorizzazione. Per documenti che riguardino un diverso oggetto o per una diversa ricerca è necessaria una ulteriore autorizzazione.
Norme per la riproduzione dei documenti
L’utente può richiedere apposita autorizzazione alla riproduzione di singoli documenti a libera consultazione e non riservati.
Non è consentita la riproduzione integrale dei fascicoli.
La concessione dell’autorizzazione alla riproduzione è a discrezione della direzione dell’Istituto.
In caso di riproduzione fotostatica o digitale, l’utente selezionerà i documenti da riprodurre e li segnalerà all’addetto all’archivio che, acquisito il nulla-osta della direzione, provvederà ad eseguire la riproduzione.
I tempi di esecuzione della riproduzione potranno variare in ragione della quantità di richieste e delle esigenze di servizio del personale dell’Istituto.
La riproduzione digitale può essere realizzata con mezzi propri, previa esplicita autorizzazione della direzione e deve avvenire sotto il controllo diretto del personale d’archivio. Per accedere a questa modalità di riproduzione è prevista la corresponsione di una quota fissa più una quota variabile in ragione del tempo di assistenza dell’addetto all’archivio, stabilite con delibera del consiglio direttivo.
L’utente può richiedere il rilascio di riproduzioni digitali eseguite dal personale dell’Istituto. Anche in questo caso sono previsti costi a carico dell’utente.
Le tariffe per la riproduzione sono deliberate dal Consiglio direttivo; l’Istituto è tenuto a portare a conoscenza dell’utente gli importi previsti contestualmente all’accesso.
L’utente non può utilizzare il materiale archivistico riprodotto per finalità non indicate nel modulo di richiesta di autorizzazione né può cederlo ad altri.
L’utente si impegna inoltre a non pubblicare integralmente o parzialmente, su carta stampata o in rete, i documenti riprodotti senza esplicita autorizzazione della direzione. L’utilizzazione, in qualsiasi forma e modo, non autorizzata di materiale archivistico e documentario di proprietà dell’Istituto è perseguibile a termini di legge.
Pubblicazioni e citazioni
In tutti i casi di utilizzazione (citazione parziale o totale e riproduzione) di materiale dell’archivio dell’Istituto, e particolarmente nel caso di pubblicazione della ricerca, deve sempre essere citato il fondo archivistico da cui il documento è stato tratto e deve essere menzionato che questo si trova conservato nell’archivio dell’Istituto.
L’utente che abbia avuto accesso all’archivio è tenuto a far pervenire alla biblioteca dell’Istituto una copia delle pubblicazioni o tesi di laurea in cui sia stato utilizzato o citato materiale archivistico conservato dall’Istituto stesso.
Disposizioni finali
Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di archivi, nonché alle disposizioni relative ai trattamenti di dati personali per scopi storici.